Optoteam AS ved daglig leder er behandlingsansvarlig, og gjelder for alle personopplysninger som mottas og registreres i kontakt med selskapet. Denne personvernerklæringen forteller hvilke data vi samler inn, og hvordan vi samler inn, behandler, lagrer og sletter data.
Organisasjonsnummer: 926 472 518
Navn/foretaksnavn: Optoteam AS
Organisasjonsform: Aksjeselskap
Forretningsadresse: Schweigaards gate 14, 0185 Oslo
Kommune: Oslo
Hva brukes personopplysningene til
Avhengig av hvordan du velger og bruke våre produkter og tjenester, bruker vi Personopplysninger til forskjellige formål:
Gjennomføring av avtaler: Personopplysninger brukes for å oppfylle avtaler eller kontrakter mellom en organisasjon og en enkeltperson. Dette kan inkludere levering av varer og tjenester, fakturering og betaling.
Kundeservice: Personopplysninger brukes for å yte kundeservice, håndtere henvendelser og besvare spørsmål fra kunder.
Markedsføring: Markedsføring og markedsføringsaktiviteter kan inkludere bruk av personopplysninger for å målrette annonser, kampanjer og tilbud til spesifikke målgrupper.
Personalforvaltning: Personopplysninger brukes for å administrere ansattes informasjon, inkludert lønn, skattetrekk, ferie og vurdering av ytelse.
Samsvar med lovgivning: Personopplysninger brukes for å overholde juridiske krav, som skattelovgivning, arbeidsrettslige forskrifter, og regnskapsstandarder.
Sikkerhet: Personopplysninger kan brukes til å administrere sikkerhetstiltak, for eksempel adgangskontroll, overvåking og identifikasjon av trusler.
Forskning og analyse: Personopplysninger kan bli brukt til forskning og analyseformål, for eksempel markedsundersøkelser, produktutvikling og forbedring av tjenester.
Helse: Personopplysninger kan brukes for å levere helsetjenester, diagnostisere og behandle pasienter, samt føre journaler.
Statistikk og rapportering: Personopplysninger kan samles inn og behandles for å generere statistikk og rapporter som brukes for beslutningstaking og planlegging.
Rettslig grunnlag for behandlingen
Vi tar kun kontakt basert på legitim interesse og informasjon som du frivillig gir oss. Vi mottar informasjon og henter informasjon basert på legitim interesse som er gitt. Vårt behandlingsgrunnlag er ditt samtykke, grunnlaget for å oppfylle vår kontrakt, nødvendig for å oppfylle vår rettslig plikt jfr., bokføringsloven og lov om arkiv.
Hvilke personopplysninger samler vi inn om deg?
Avhengig av hvilken informasjon du gir oss, hvordan du bruker våre produkter og tjenester, og hvilke tillatelser du gir oss, og hvilke opplysninger vi har hentet, har vi disse opplysningene om deg:
For Arkiv og Saksbehandling: Det registreres ulike typer personopplysninger i vårt arkiv- og saksbehandlingssystem. Dette er opplysninger som Selskapsnavn, personnavn, adresse, telefonnummer, e-postadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen/behandling.
E-post og Telefon benyttes som en del av det daglige arbeidet for å drive Optoteam sine produkter og tjenester. Daglig leder har ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av driften journalføres (Saksbehandling og Arkiv).
Optoteam sine medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer. Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post. Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.
Andre opplysninger som samles inn:
- Selskapsnavn, personnavn, stilling, arbeidssted, mobil, e-post.
- Opplysninger om kundeforholdet (tjeneste- og ordreopplysninger, betalingsopplysninger og markedsføringstillatelser).
- Opplysninger generert i forbindelse med bruk av tjenestene, f. eks. aktiviteter på våre nettsider (herunder dato og tid og nettleser du bruker, IP-adresser, skjermstørrelse etc)
- Andre opplysninger om tjenestebruken, så som data samlet inn ved hjelp av informasjonskapsler og liknende teknologier ved besøk på våre nettsider,
- Andre opplysninger som er samlet inn på grunnlag av ditt samtykke. Du vil motta informasjon om opplysninger vi samler inn og hva de brukes til når vi ber om ditt samtykke.
Hvor henter i opplysninger fra
Optoteam leverer ulike tjenester. Informasjonen vi samler inn om deg avhenger av hvilke tjenester du bruker, abonnerer på eller kjøper, samt hvilke opplysninger du gir oss ved kjøp eller i andre sammenhenger.
Vi samler inn personopplysninger som:
- du oppgir til oss for eksempel når du kjøper eller registrerer deg for våre tjenester, abonnerer på våre nyhetsbrev eller kontakter oss med spørsmål.
- registreres automatisk når du sender en e-post, besøker våre nettsider gjennom informasjonskapsler, og når du benytter skjemaer på våre nettsider.
- vi kan hente fra offentlig tilgjengelige registre (f. eks. Folkeregisteret).
Det er frivillig å oppgi personopplysninger til oss, men dersom du velger å la være er det mulig at vi ikke kan yte deg våre tjenester fordi vi eksempelvis ikke kan fakturere deg for tjenestene.
Hvem deler vi personopplysninger med?
Vi deler personopplysninger med følgende selskaper som leverer tekniske og administrative tjenester til Optoteam:
- Destinet CMS
- Leonberg Reklamebyrå
- Mailchimp
- Tripletex
Egen databehandleravtale foreligger mellom Optoteam AS og Selskaper som leverer tekniske og administrative tjenester. Avtalen regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.
Hvordan opplysningene blir beskyttet
Beskriv hvilke sikkerhetstiltak som er på plass for å beskytte personopplysningene.
Hvor lenge lagrer vi personopplysninger?
Vi lagrer personopplysninger kun så lenge det er nødvendig for å oppnå formålet de ble innhentet for, eller dersom vi er pålagt å lagre opplysningene. Opplysningene vil slettes eller anonymiseres når de ikke lenger er nødvendige for å oppnå formålet. Under er en oversikt over hvor lenge vi lagrer dine opplysninger:
- Skjema lagrer din informasjon på våre nettsider opptil 60 dager. Skjemaopplysninger deles med Arkiv og saksbehandling for å oppnå formålet.
- Arkiv- og saksbehandlingssystemet lagrer relevante opplysninger for å oppfylle avtale, reklamasjon- og garantiperiode i 10 år.
- E-post og Telefon gjennomgås årlig hvor nødvendige opplysninger lagres eller overføres til Saksbehandling- og Arkiv.
- Regnskap: Personopplysninger lagres iht. bokføringsloven/regnskapsloven.
- Google Analytics lagrer informasjonen om IP-adresse i 26 mnd
Dine rettigheter
Alle som spør har rett til grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Optoteam har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i et av Optoteam AS sine systemer, har rett på innsyn i egne opplysninger. Du kan ha rett til å be oss å:
- Informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger.
- Gi deg en kopi av personopplysninger om deg.
- Oppdatere dine personopplysninger.
- Slette opplysninger som vi ikke lenger har grunnlag til å oppbevare.
- Begrense eller stoppe behandlingen av dine opplysninger
- Trekke tilbake eventuelle samtykker du har gitt oss.
Hvis du mener at vi behandler personopplysninger i strid med personopplysningsloven, har du rett til å klage til Datatilsynet. Før du eventuelt gjør dette, vil vi gjerne at du kontakter oss slik at vi kan besvare dine spørsmål eller oppklare eventuelle misforståelser.
Internkontroll - Avvik, analyse av avvik og tiltak
Dersom behandlingen av personopplysninger skyldes brudd på datasikkerheten, meldes dette til Datatilsynet innen gitt frist. Hvis det ikke er mulig å avdekke omfanget innen gitt frist, sendes avviksmelding trinnvis til Datatilsynet.
Optoteam har eget kartleggingsskjema som oppsummerer brudd eller avvik som beskriver system, kategori og hva slags opplysninger som er berørt.
Utfyller av skjemaet skal gi beskjed til daglig leder om brudd eller avvik. Ansvarlig mottaker skal vurdere om det skal iverksettes umiddelbare tiltak. Deretter skal vedkommende beskrive hvilke konsekvenser av bruddet eller avviket, synliggjøre tiltakene og begrense konsekvensene.
Endringer i personvernerklæringen
Vi kan ha behov for å oppdatere Personvernerklæringen etter hvert som vår drift og våre tjenester utvikler seg, og vi oppfordrer deg derfor til jevnlig å sjekke siste versjon av denne Personvernerklæringen på vårt nettsted.
Kontaktinformasjon
Hvis du ønsker å komme i kontakt, kan du benytte
info@optoteam.no
