Dessverre blir den alt for ofte sett på som et pliktløp av både leder og medarbeider. Det er synd, ettersom samtalen omhandler viktige temaer og refleksjoner knyttet til arbeidsplassen.
De er først og fremst egnet til å sjekke ut trivsel i jobben, samarbeidsforhold mellom leder og medarbeider, hvor godt man passer inn i jobben eller på laget, behov for opplæring og utvikling, samt spørsmål om karriereønsker.
Samtalen er et viktig verktøy når den enkelte medarbeiders bidrag skal knyttes til virksomhetens mål og planer.
Hovedhensikten med medarbeidersamtalen er å få frem hvordan man kan utnytte og utvikle medarbeiderens personlige ressurser, bygge relasjoner dere imellom, og å skape bedre trivsel for den enkelte.
Selv om medarbeidersamtaler ikke er lovpålagte, er de et godt verktøy for å ivareta Arbeidsmiljølovens § 4-2. Krav til tilrettelegging, medvirkning og utvikling.
Samtalen er en anledning til å snakke om alle sider ved arbeidsforholdet. Her kan det gjøres forventningsavklaringer, dere kan bli enige om målsettinger og gi tilbakemeldinger på hvordan samarbeidet fungerer.
Hos oss er en samtale i året en vanlig og hensiktsmessig frekvens, målstyringssamtaler må vi ha langt oftere. Det kan også bli nødvendig å gjennomføre noen vanskelige samtaler dersom en medarbeider ikke presterer som forventet.
Kommunikasjon er viktig året rundt, og en medarbeidersamtale er et godt verktøy for å evaluere denne kommunikasjonen.
I forkant av samtalen er det viktig at både du og medarbeideren får mulighet til å forberede dere. Dette kan du tilrettelegge for ved å sende ut agenda for samtalen på forhånd. Inkluder gjerne et skjema med spørsmålene og temaene som vil bli tatt opp.
Aktuelle temaer for medarbeidersamtaler:
Det skaper trygghet for medarbeideren å vite hva som er formålet med samtalen. Da er begge parter bevisst på hva samtalen skal brukes til, og hvordan den skal dokumenteres og følges opp i etterkant.
I Optoteam liker vi å benytte oss av en motivasjonsindeks og dette blir derfor brukt som eksempel i denne artikkelen. Du bør benytte det formatet du syns fungerer best for din bedrift.
En fin innledning på en medarbeidersamtale er at lederen starter med å informere om de jobbmessige utfordringene og mulighetene i perioden. Snakk gjerne litt om egne visjoner for selskapet eller avdelingen.
Deretter inviterer du medarbeideren på en diskusjon om hva som kan bli de største utfordringene kommende periode.
Årsaken til en slik innledning er at medarbeideren skal være klar over mål og retning, og hva som gjelder. Først da kan medarbeideren bidra med selvstendige valg og handlinger og bruke sine ressurser på beste måte.
Husk at det er summen av medarbeidernes handlinger som er selskapets virkelige strategi. Du skal som leder informere så du blir forstått og på en måte som skaper engasjement. Hvis du i tillegg følger opp etter samtalen og støtter får du en verdifull og positiv medarbeider.
Innledningen må ikke ta for lang tid, det er tross alt medarbeideren som er hovedpersonen. Når du kjenner at du har medarbeideren med på laget og samtalen flyter lett, runder du av med “Men det er jo deg og din rolle i dette som er temaet i dag. Skal vi starte med motivasjonsindeksen du har fylt ut?”
Man skal helst unngå standardspørsmål i forbindelse med medarbeidersamtaler. Standardspørsmål øker risikoen for at samtalen kjennes som et pliktløp, og det blir mindre personlig.
Motivasjonsindeksen vi benytter dekker de fleste av områdene i første avsnitt, men det er tillatt å formulere noen spørsmål på forhånd. Spørsmålene må tilpasses den medarbeideren du sitter og snakker med.
Selv om du bør unngå de fleste standardspørsmål, er det ett spørsmål du alltid skal ha med. Og det spørsmålet handler ikke om medarbeideren, men om deg som leder. Spørsmålet er:
”Hva kan jeg gjøre for å bli en bedre leder for deg?”
Om medarbeideren virker usikker kan du stille noen oppfølgingsspørsmål, men prøv så godt det lar seg gjøre å la dem snakke fritt. Det er da du får de beste svarene.
Prøv gjerne å få ett eller to forbedringspunkter du kan jobbe med.
Og om du får kritikk: ikke gå i forsvar eller begynn med å årsaksforklare. Har du bedt om feedback er det bare et svar som gjelder: TAKK!
I medarbeidersamtaler blir det ofte brukt en veileder lastet ned fra nettet, eller som man har fått utlevert fra HR. Begge deler viser seg ofte å være uheldig.
Å sitte der med nesen ned i hvert sitt skjema er ikke noe godt utgangspunkt for dialog og refleksjon. Og en samtale er i seg selv ikke skjematisk.
Husk at det viktigste du gjør i en slik samtale er å lytte til det medarbeideren sier.
Lykke til!
Är utbildad inom ekonomi och marknadsföring och har mer än 40 års erfarenhet som ledare, managementkonsult, föreläsare och föredragshållare. Han har suttit i flera styrelser och fungerat som rådgivare och mentor.
